Claves para efectivizar tu rendimiento laboral
Despertar de lunes 5.30 AM, ducha y vestimenta laboral, levantar y hacer el desayuno a los niños para ir al colegio, preparar la vianda del más pequeño, cambiarlo y desayunar a las corridas. Caminata hasta la estación de trenes, tren a tope desde la provincia hasta la Capital, subte con combinación, caminata hasta el trabajo, llegada al trabajo a las 8 AM. Estoy despierta hace más de dos horas y recién comienza mi jornada laboral.
Esta rutina matutina que parece extensa pero que se hacía parte de nuestras vidas todos los días era la forma en que preparábamos nuestro cuerpo y nuestro cerebro para enfocar la mente. Actividades que nos permitían generar hábitos y configuraban nuestro accionar diario.
Pero ¿cómo podemos hacer para no caer en los malos hábitos del Home Office?
CREAR UN ESPACIO DE TRABAJO
En el caso de que no cuentes con una oficina en tu casa, lo mejor es tomar un espacio de alguna habitación donde tengas tu escritorio y las cosas que utilices para trabajar en un mismo lugar. Que el resto de los que viven en la casa sepan que ese es tu espacio de trabajo y sea una referencia para que en ese lugar sepan que tenés que tener tranquilidad.
Tiene que ser un espacio libre de distracciones, sin televisión ni sillones cómodos para tirarse a ver una serie. Debe estar ordenado y organizado para que te den ganas de estar en ese lugar y puedas enfocarte en las actividades laborales diarias.
El uso de pizarras puede colaborar a la organización. Nosotros utilizamos pizarras blancas que dividimos según las tareas prioritarias de la semana, las tareas de la próxima semana, los objetivos mensuales y las reuniones de plataformas de videoconferencias. También solemos colocar en nuestra pizarra actividades que tienen que ver con la organización del hogar o escolar de los niños. En estos tiempos de colegio online, los niños también tienen un sector en la pizarra para pegar sus horarios de Zoom.
Es importante entender que no está mal hacer partícipes de la organización en pizarras a hijos adolescentes, es una forma de prepararlos para el futuro y de que vean cómo se maneja el mundo laboral. Los ayuda a desarrollar un comportamiento organizacional.
CREAR UNA RUTINA DIARIA
El tiempo que te llevaba prepararte y viajar al trabajo ahora es tiempo que puedes aprovechar para organizar una rutina que incluya a toda la familia.
Además una de las ventajas del Teletrabajo es que puedes alternar el trabajo de la oficina y de la casa. Lo importante es hacerlo de forma organizada para que una cosa no invada a la otra.
Nosotros utilizamos la técnica del Pomodoro Timer. Es una fácil manera de organizar tu rutina diaria.
Esta técnica consiste en identificar las tareas del día y anotarlas en una checklist, a medida que se van realizando se van chequeando, al final del día podremos ver qué tan bien utilizamos nuestro tiempo con respecto a lo que nos propusimos. Además administramos el tiempo de trabajo sin distracciones en espacios de 25 minutos. Durante ese tiempo enfocamos toda nuestra atención en lo que estamos haciendo. Finalizado el tiempo de trabajo tenemos cinco minutos de descanso, que casi siempre lo utilizamos para realizar alguna actividad de limpieza en la casa o a veces simplemente, nos levantamos de la silla y caminamos un poco para distraernos. Pasado el descanso volvemos a la concentración laboral. Pasados los 100 minutos de trabajo con sus respectivos descansos de cinco minutos tenemos la posibilidad de tomar un descanso más largo, de entre 15 y 30 minutos, eso depende de cada uno.
Parece una técnica complicada al principio pero al final del día cuando veas tu checklist completa verás como ha rendido el tiempo de tu jornada laboral. Y lo importante es adaptarla como nos convenga a cada uno y no frustrarnos en el caso de que se pase un lapso de tiempo y no pudimos avanzar, o tuvimos un imprevisto y perdimos el hilo del timer. Sirve para organizar objetivos junto al tiempo pero no debe tener control sobre nosotros, sino nosotros controlarlo para sacar el mayor provecho.
Les dejamos el Pomodoro Timer que usamos https://pomofocus.io/, también les puede interesar http://www.tomatotimers.com/
LA COMUNICACIÓN ES LA BASE
Teniendo la posibilidad que tenemos actualmente con la tecnología que contamos existen infinidades de formas de mantener la comunicación que teníamos con nuestros pares en el ámbito laboral y con nuestros superiores. Una buena comunicación nos permitirá poder implementar la automatización de los procesos de trabajo.
Las reuniones diarias, mensuales, de planificación, las demos para que los otros empleados vean en lo que estamos trabajando, los objetivos a largo plazo, todas son herramientas que estimulan la comunicación constante en un equipo de trabajo.
Es fundamental contar con una herramienta que nos permita organizar a todos los miembros de un equipo para tener los horarios sincronizados. Aplicaciones como Hangouts, Trello, Slack, GoToMeeting, Zoom, Skype, Livestorm nos hacen la tarea mucho más simple.
Para motivar al equipo debemos conseguir que todos los colaboradores estén comprometidos sinceramente con el proyecto. Al organizar responsabilidades y tareas para cada miembro generamos confianza y nos aseguramos que cada uno entienda cómo afectará a los demás si no realiza sus tareas en tiempo y forma. Esto da libertad a cada integrante para ejercer su trabajo pero también le permite estar organizado dentro de una red que sigue funcionando como unidad.
